Sistem Informasi Rumah Sakit adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit. Sistem Informasi Rumah Sakit memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam rumah sakit. Penggunaan meningkatkan efisiensi dalam memberikan pelayanan Instalasi Gawat Darurat (IGD). Selain itu, penggunaan juga dapat meningkatkan efektifitas, akurasi, dan mencegah kesalahan dalam proses memasukkan data
Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah unit di rumah sakit yang bertanggung jawab penuh terhadap penggunaan obat yang efektif dan efisien. Tujuan utama dari pengelolaan obat yaitu tersedianya obat dengan mutu yang baik, tersedia dalam jenis dan jumlah yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelayanan kefarmasian bagi masyarakat yang membutuhkan. Instalasi Farmasi Rumah Sakit perlu melakukan pengelolaan obat secara optimal mulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta monitoring dan evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan Kesehatan.
Obat merupakan bahan yang berperan penting dalam mencegah serta mengatasi permasalahan kesehatan, sehingga perlu dikelola dengan baik dan benar. Salah satu tahap pengelolaan obat yang harus diperhatikan adalah penyimpanan. Obat harus disimpan sesuai persyaratan yang ditetapkan agar aman/tidak hilang, terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia, dan mutunya tetap terjamin. Selain itu, penyimpanan juga ditujukan untuk menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga kebersihan, serta memudahkan pencarian dan pengawasan. Penyimpanan yang tidak tepat dapat menyebabkan kerusakan, pencurian, pemborosan, serta pengendalian persediaan yang tidak optimal. Obat yang rusak dan kadaluarsa dapat berdampak pada efikasi dan keamanan obat bagi pasien
Ketersediaan obat adalah aspek yang sangat penting dalam pelayanan kesehatan. Namun, ketika penyimpanan stok obat tidak dilakukan secara optimal menjadi sebuah masalah dalam waktu yang lama terutama pada rumah sakit. Obat-obatan merupakan bagian penting dari pelayanan kesehatan, sehingga memerlukan manajemen yang tepat, efektif, dan efisien secara berkelanjutan. Sebuah upaya untuk mencegah rumah sakit kekurangan obat (out of stock) atau kelebihan penumpukan obat (overstock), dan menurunkan jumlah obat kadaluarsa (expired date) maka diperlukan pengelolaan obat yang efektif dan efisien menjadi salah satu faktor untuk optimalisasi persediaan medis. Sebelum melakukan pendistribusian pada obat, diperlukan penyimpanan yang dapat menjamin kualitas dan keamanan persediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis. Ketentuan kefarmasian mengenai obat meliputi stabilitas dan keamanan, cahaya, ventilasi, penggolongan jenis obat, dan sanitasi.
Sumber: https://apoteker.net/
Untuk mengetahui stok obat pada instalasi farmasi rumah sakit dilakukan perancangan bisnis proses untuk membangun sistem informasi yang optimal sehingga dapat mengatasi permasalahan yang ada dengan menggunakan membuat model perancangan bisnis proses untuk kebutuhan sistem informasi gudang, adapun data yang digunakan yaitu hasil dari transaksi atau aktivitas gudang farmasi. Sedangkan untuk mengatasi stok mati akan diterapkannya metode FEFO (First Expired First Out) agar segala aktifitas keluar masuknya obat terkontrol, data yang digunakan didapatkan dari data stok obat terdahulu yang mengalami masa expired. Untuk mengoptimasikan obat yang menjadi prioritas maka didalam sistem akan diterapkan metode ABC (Always Better Control) data yang digunakan adalah data obat keluar atau habis pakai. Dan untuk mengantisipasi habisnya obat akan dimunculkan peringatan safety stock untuk mencegah kekosongan obat di gudang. Berikut merupakan tahapan dari metode dari system informasoi Rumah sakit untuk optimasi stok obat:
- Proses penyimpanan obat masuk ke gudang yaitu pihak gudang melihat update stok obat masuk, maka sistem akan menampilkan update stok obat masuk sesuai dengan pemasukan obat baru. Sistem akan menampilkan peringatan bahwa expired date yang telah ditambahkan pada obat masuk lebih cepat dari expired date yang ada pada rak sebelumnya. Maka pihak gudang akan menyimpan obat baru tersebut kedalam rak atas. Kemudian menurunkan obat yang memiliki masa expired date lama ke rak bawah agar sistem FEFO dapat berjalan, maka antara sistem dan penempatan obat dalam prosesoptimasi stok obat di gudang.
- Proses obat keluar dari gudang farmasi menuju apotek dan IGD yaitu melakukan pengecekan stok obat untuk kebutuhan pelayanan. Ketika melihat persediaan obat kosong diapotek atau IGD maka pihak tersebut melakukan permintaan obat ke gudang dengan menggunakan menu order pada sistem, maka sistem akan menampilkan form pemilihan nama obat, quantity, harga, dan mengeluarkan expired date tercepat pada setiap obat secara otmatis maka pengeluaran barang berdasarkan FEFO sudah berjalan dalam sistem; Apotek dan IGD mengisi form order tersebut sesuai dengan daftar list obat yang dibutuhkan oleh masing-masing dan melakukan check out. Maka sistem akan menampilkan data obat yang diorder.
- Ketentuan manajemen gudang farmasi untuk melakukan pengecekan dan pencegahan kekosongan pada setiap obat maka diberlakukannya pengamanan stock atau yang disebut dengan safety stock setiap obat ketika stok mencapai item yang dirasa sudah kurang dari batas stok setiap obat pada rak penyimpanan. Melihat obat yang telah mencapai batas stok pengaman pada sistem. Sistem akan menampilkan peringatan obat yang hampir habis. Gudang akan segera melakukan pencegahan terhadap stok yang akan segera habis dan stok pengaman tersebut sebagai cadangan utuk kebutuhan satu minggu kedepan, selanjutnya akan dilakukan pengaturan pemesanan obat.
Dengan adanya Sistem Informasi Inventory Stok Obat yang berbasis komputer akan memudahkan apotek di instalasi Rumah sakit untuk melakukan pengecekan stok obat, sehingga obat yang expired dapat terkontrol. Sistem juga sangat membantu dalam pembuatan laporan bulanan, sehingga laporan bisa terselesaikan tepat waktu, dan dengan informasi laporan bulanan yang akurat akan memudahkan dalam pengambilan keputusan terkait stok obat.
Penulis :
Nur Halimatus Sa’diyah – 22416248201151 – FM22E – Farmasi UBP karawang
Refrensi :
https://journal.lppm-unasman.ac.id/index.php/peqguruang/article/view/2040/pdf
file:///C:/Users/OWNER/Downloads/30764-Article%20Text-98852-108804-10-20240228.pdf
https://jurnal.itg.ac.id/index.php/algoritma/article/download/1150/947
https://journal.uii.ac.id/JAMALI/article/download/30764/15975/108804
https://journal.lppm-unasman.ac.id/index.php/peqguruang/article/view/2040
Sumber gambar : Sumber : https://www.yaski.or.id/
